Problem · Regeln
Zu viele Richtlinien — und trotzdem Lücken
Gewachsene Regelwerke haben eine unangenehme Eigenschaft: Sie sind gleichzeitig zu lang und zu lückenhaft. Zu lang, weil niemand sie liest. Zu lückenhaft, weil jeder neue Grenzfall wieder ungeregelt ist.
Das Wichtigste in Kürze
Wie dünnt man einen gewachsenen Bestand interner Regeln aus, ohne Orientierung zu verlieren?
- Der erste Schritt ist banal und wird fast nie getan: den Bestand zählen. Eine unbekannte Menge lässt sich nicht deckeln.
- Regelwerke wachsen, weil Einführen als gewissenhaft gilt und Streichen als riskant — eine strukturelle Asymmetrie.
- Die Beweislast-Umkehr dreht sie um: Die Regel muss ihren Verbleib rechtfertigen, nicht ihre Abschaffung.
- Ein Ablaufdatum je Regel wirkt dauerhafter als jede Aufräumaktion, weil es das Behalten teuer macht statt das Streichen.
- Detailvorschriften lassen sich durch wenige Prinzipien ersetzen — mit Falltest an fünf bis zehn echten Altfällen.
- „One in, one out" deckelt den Bestand, ohne inhaltlich zu bewerten, und lässt sich sofort einführen.
- Gesetzliche und sicherheitsrelevante Vorgaben bleiben. Die hausgemachte Auslegung dagegen ist meist der größere Posten.
Schritt 1
Den Bestand zählen
Die erste Frage lautet: Wie viele gültige interne Regeln, Richtlinien und Arbeitsanweisungen gibt es? In den meisten Organisationen kann sie niemand beantworten, weil keine Stelle den Bestand führt. Es gibt eine Rechtsabteilung für Verträge, eine IT für Systeme, ein Qualitätsmanagement für dokumentierte Verfahren — aber niemanden für die Menge der Regeln.
Das Zählen ist bereits eine Intervention. Eine Zahl lässt sich deckeln, eine unbekannte Menge nicht. Und die Zahl selbst wirkt: „einundsechzig interne Regeln, davon einundzwanzig ohne auffindbaren Owner" beendet Grundsatzdiskussionen schneller als jedes Argument.
Erfasst wird mit fünf Spalten, im Rahmen der Bürokratie-Landkarte:
| Spalte | Was hineingehört | Typischer Befund |
|---|---|---|
| Name | Bezeichnung im Alltagsgebrauch | Mehrere Regeln zum selben Thema in verschiedenen Dokumenten |
| Owner | Wer pflegt sie heute? | Ein erheblicher Anteil ohne auffindbaren Owner |
| Quelle | Extern verpflichtend, interne Auslegung, rein intern | Der Anteil „rein intern" ist meist größer als erwartet |
| Letzte Prüfung | Wann wurde zuletzt entschieden, dass sie bleibt? | Häufig nie |
| Umfang | Seiten oder Absätze | Einzelne Dokumente dominieren den Gesamtumfang |
Die Spalte Quelle lohnt besonders. Ein erheblicher Teil dessen, was als gesetzliche Pflicht gilt, ist die hauseigene Auslegung einer Vorgabe — entstanden aus einer Prüferbemerkung oder einer Vorsichtsmaßnahme. Der Drei-Fragen-Test dafür steht unter Bürokratie vs. Compliance.
Ursache
Warum Regelwerke nur eine Richtung kennen
Jede Regel ist die Narbe eines echten Vorfalls. Ein Lieferant wird doppelt bezahlt — künftig prüft eine zweite Person jede Rechnung. Eine Dienstreise gerät zu teuer — die Reiserichtlinie bekommt drei neue Absätze. Ein Projekt scheitert — es gibt ein monatliches Statusreporting für alle Projekte.
Das Problem ist nicht die einzelne Narbe, sondern die Akkumulation: Organisationen sammeln Narbengewebe, aber sie entfernen es nie. Dahinter steht eine Asymmetrie, die sich in einer Tabelle zusammenfassen lässt:
Solange diese Asymmetrie besteht, hilft kein Appell. Wirksam sind nur Mechanismen, die sie umkehren — und davon gibt es drei, die sich gut kombinieren lassen: die Beweislast-Umkehr für den Bestand, Ablaufdaten für die Zukunft und eine Deckelung für den Zufluss.
Schritt 2
Den Bestand ausdünnen
Für die Streichrunde gilt die Spielregel des Hebels Axe: Auf der Kandidatenliste steht jede Regel unter Streichvorbehalt. Wer sie behalten will, beantwortet drei Fragen:
- Welches konkrete Risiko verhindert sie — mit einem realen Fall aus den letzten zwei Jahren?
- Wer entscheidet nachweislich auf ihrer Grundlage?
- Was wäre die Folge, wenn sie ab morgen entfiele?
Die Fragen sind nicht polemisch, sondern schlicht schwer zu beantworten, wenn es keine Antwort gibt. In der Praxis fällt ein erheblicher Teil der Kandidaten, weil sich niemand findet, der die Verteidigung übernimmt.
Zwei Formate haben sich bewährt. Die fokussierte Aktionswoche mit öffentlichem Mandat, offener Einreichung und Entscheidung binnen 48 Stunden liefert ein sichtbares, bezifferbares Ergebnis. Für Organisationen, denen das zu viel Aufmerksamkeit erzeugt, funktioniert auch die stille Variante: Der Owner jedes Bereichs geht seine Regeln einmal durch und legt eine Streichliste vor.
Wichtig in beiden Fällen: Die Tabuzone steht vorher schriftlich fest — gesetzliche Pflichten, Arbeits- und Anlagensicherheit, vertraglich zugesagte Nachweise, von Normen verlangte Nachweise. Ohne diese Festlegung entsteht die Sorge, es gehe um den Abbau von Sicherheit, und diese Sorge blockiert die Beteiligung zuverlässiger als jedes Sachargument.
Schritt 3
Detailregeln durch Prinzipien ersetzen
Was den Streichdurchgang überlebt, ist damit noch nicht in guter Form. Eine vierzehnseitige Reisekostenrichtlinie ist kein Konzept, sondern eine Ablagerung: Jeder Streitfall hat einen Absatz hinzugefügt, jeder Grenzfall eine Klarstellung.
Der Ausweg ist nicht die bessere Regel, sondern der Wechsel des Regeltyps — von der Fallbeschreibung zum Entscheidungsmaßstab. Ein Prinzip beschreibt keinen Fall, sondern liefert das Kriterium, mit dem auch ein unbekannter Fall entschieden wird. Der Prinzipien-Kodex macht das in vier Schritten, von denen der dritte entscheidend ist:
- Eine wuchernde Richtlinie auswählen — klassisch Reisekosten, Beschaffung, Spesen, Homeoffice.
- Ihren Zweck in ein bis zwei Prinzipien fassen, nicht ihren Inhalt zusammenfassen.
- An fünf bis zehn echten Altfällen testen: Hätte das Prinzip dieselbe oder eine bessere Entscheidung erzeugt?
- Mit Beispielen unterlegen und die alte Richtlinie formal aufheben — ersetzen, nicht ergänzen.
Schritt drei beantwortet den berechtigten Einwand, Prinzipien seien zu vage. Fälle, bei denen das Prinzip zu einer schlechteren Entscheidung geführt hätte, sind wertvoll: Sie zeigen, wo nachgeschärft werden muss oder wo tatsächlich eine harte Regel nötig ist. Schritt vier wird am häufigsten vergessen — bleibt die alte Richtlinie gültig, gewinnt im Konfliktfall das detailliertere Dokument.
Schritt 4
Den Bestand dauerhaft deckeln
Ohne Gegenkraft ist der Zustand nach der Aufräumaktion nicht der neue Normalzustand, sondern der Startpunkt der nächsten Ablagerung. Zwei Mechanismen halten den Bestand, und beide funktionieren ohne Kampagne.
Sunset-Klauseln. Jede Regel bekommt ein Ablaufdatum, typischerweise 24 Monate. Zum Stichtag entfällt sie automatisch, sofern der Owner ihre Verlängerung aktiv begründet. Der Mechanismus dreht den Default um: Nicht das Streichen kostet Energie, sondern das Behalten. Als reine Zukunftsregel für neue Richtlinien lässt er sich sogar ohne organisationsweites Mandat einführen.
„One in, one out". Für jede neue interne Regel entfällt eine bestehende. Die Regel bewertet nichts inhaltlich — sie deckelt die Menge und verlagert die Auswahl zum Urheber der neuen Regel. Die Frage verschiebt sich damit von „ist diese Regel sinnvoll?" zu „ist sie sinnvoller als die, die dafür entfällt?" — und das ist die produktivere Frage, weil fast jede Regel für sich genommen begründbar ist.
Beide brauchen eine benannte Eingangsprüfung: eine Rolle, die neue Regeln überhaupt zu sehen bekommt. Ohne sie ist der Zufluss unbeobachtbar, und beide Mechanismen laufen leer.
Verankert wird das Ganze im jährlichen Bürokratie-Check: einmal im Jahr die Ablaufliste durchgehen, den Zufluss prüfen und drei neue Streichkandidaten mitbringen.
FAQ
Häufige Fragen
Wie viele interne Regeln sind normal?
Eine sinnvolle Vergleichszahl gibt es nicht, weil Zuschnitt und Zählweise zu stark variieren — ein Haus fasst zwanzig Themen in einem Handbuch zusammen, das nächste führt zwanzig einzelne Dokumente. Aussagekräftig ist stattdessen die eigene Entwicklung über die Zeit und der Anteil der Regeln ohne Owner oder ohne dokumentierte letzte Prüfung. Beide Anteile sind der bessere Indikator als jede absolute Zahl.
Führen weniger Regeln nicht zu mehr Willkür?
Nicht, wenn an ihre Stelle Prinzipien mit Falltest und benannter Entscheidungsrolle treten. Der Test ist verbindlich: An fünf bis zehn realen Altfällen wird geprüft, ob das Prinzip dieselbe oder eine bessere Entscheidung erzeugt hätte. Fällt der Test negativ aus, bleibt an dieser Stelle eine harte Regel. Willkür entsteht nicht durch wenige Regeln, sondern durch Prinzipien ohne Test und ohne Zuständigkeit — oder durch Regelwerke, die so lang sind, dass sie niemand kennt.
Was tun mit Regeln, deren Owner nicht mehr im Haus ist?
Sie sind die einfachsten Streichkandidaten. Eine Regel ohne Owner hat niemanden, der sie pflegt, aktualisiert oder im Zweifelsfall auslegt — sie gilt nur formal weiter. Das pragmatische Vorgehen: Regel aussetzen, sechs bis acht Wochen beobachten, und wenn sich jemand meldet, ist die Person der neue Owner. Meldet sich niemand, entfällt sie.
Lässt sich „One in, one out" wirklich durchhalten?
In der strengen Form nicht immer, und das ist auch nicht nötig. Der Wert der Regel liegt weniger in der buchhalterischen Eins-zu-eins-Bilanz als in der Frage, die sie erzwingt: Wer eine neue Vorgabe für nötig hält, muss sagen, welche dafür entfällt — und begründen, warum die neue wichtiger ist. Schon diese Frage senkt den Zufluss spürbar. Wo sie im Einzelfall nicht beantwortbar ist, wird die Ausnahme dokumentiert statt die Regel abgeschafft.
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