Hebel Reframe
Rollenmodell + One-in-one-out
Verantwortung klären, Regelwerk deckeln
Verantwortung eindeutig klären und das Regelwerk strukturell am Wachsen hindern.
Das Wichtigste in Kürze
Wie verhindere ich, dass das Regelwerk weiter wächst — und wer ist eigentlich wofür verantwortlich?
- Die Methode besteht aus zwei Teilen: eindeutige Verantwortung je Ergebnis und eine Obergrenze für den Regelbestand.
- Regel: Jede neue interne Regel muss eine bestehende ersetzen. Der Bestand bleibt damit konstant, statt weiter zu wachsen.
- Nötig ist eine benannte Eingangsprüfung — eine Stelle, die neue Regeln gegen die Prinzipien und gegen den Bestand prüft.
- Beim Rollenmodell gilt: genau eine verantwortliche Rolle je Ergebnis. Zwei Verantwortliche bedeuten in der Praxis keinen.
- One in, one out deckelt den Bestand, senkt ihn aber nicht. Das Senken bleibt Aufgabe der Streichaktion.
- Der Bund wendet die Regel seit 2015 auf Regelungen an, die die Wirtschaft belasten — mit dokumentierten Ausnahmen, die zeigen, worauf zu achten ist.
- Als Einzelmaßnahme ist One in, one out ein starker Einstieg: Der Beschluss kostet nichts und wirkt ab dem nächsten Regelvorschlag.
Anleitung
So geht’s
Für die Kernprozesse Verantwortlichkeiten per RACI klären: genau ein Verantwortlicher je Ergebnis.
Regel einführen: Jede neue interne Regel muss eine bestehende ersetzen („One in, one out").
Regel-Eingangsprüfung benennen (wer prüft neue Regeln gegen die Prinzipien?).
RACI-Tapeten mit fünf Zuständigen pro Zeile → maximal ein A, im Zweifel weniger Zeilen.
Ab Einführung der Regel „One in, one out" bleibt der interne Regelbestand über zwei Jahre konstant, statt weiter zu wachsen.
Teil 1
Verantwortung je Ergebnis
Unklare Verantwortung erzeugt Bürokratie auf zwei Wegen: Sie führt zu Abstimmungsrunden, die Entscheidungen ersetzen, und sie erzeugt Regeln, die klären sollen, was eine klare Zuständigkeit von selbst klärt.
Die Klärung erfolgt entlang der Kernprozesse, nicht entlang des Organigramms. Für jedes Ergebnis wird festgelegt, wer es verantwortet — genau eine Rolle. Wer eine RACI-Matrix nutzt, hält sich an drei Regeln:
- Genau ein A je Zeile. Zwei Verantwortliche sind keine Verantwortung, sondern eine Absprachepflicht.
- C und I sparsam. Jede Eintragung unter „consulted" erzeugt eine Rückfragepflicht, jede unter „informed" eine Nachricht. Beides ist Aufwand mit Folgekosten.
- Weniger Zeilen statt mehr Spalten. Eine Matrix mit 60 Zeilen wird nicht gelesen. Zwölf bis zwanzig Ergebnisse je Bereich reichen.
Der Zusammenhang zur Delegationsmatrix ist wichtig und wird oft übersehen: Das Rollenmodell klärt, wer verantwortet; die Delegationsmatrix klärt, bis zu welcher Grenze diese Rolle allein entscheidet. Ohne beides zusammen bleibt entweder die Verantwortung diffus oder die Befugnis fehlt.
Teil 2
Der Bestandsdeckel
Der zweite Teil ist eine einzige Regel: Jede neue interne Regel ersetzt eine bestehende. Wer eine Vorgabe einführen will, benennt die Regel, die dafür entfällt — und begründet, warum deren Zweck entweder wegfällt oder von der neuen Regel mit abgedeckt wird.
Die Wirkung ist weniger die Zahl als der Effekt auf das Verhalten. Der Vorschlag einer neuen Regel ist heute kostenlos; er kostet den Vorschlagenden nichts und erzeugt Aufwand bei anderen. Mit dem Deckel bekommt der Vorschlag einen Preis, und dieser Preis wird von derselben Stelle bezahlt, die den Nutzen behauptet.
Damit die Regel nicht formal umgangen wird, braucht sie zwei Präzisierungen:
- Was zählt als Regel? Alles, was Handlungspflichten erzeugt: Richtlinie, Arbeitsanweisung, Formularpflicht, Freigabestufe, Berichtspflicht, verbindliches Template. Nicht: Hilfestellungen, Checklisten ohne Pflichtcharakter, Schulungsmaterial.
- Wer prüft? Eine benannte Stelle mit dem Auftrag, neue Regeln gegen den Prinzipien-Kodex und gegen den Bestand zu prüfen. Ohne diese Stelle bleibt der Deckel eine Absichtserklärung.
Die Eingangsprüfung ist bewusst schlank: eine Person oder ein kleines Gremium, eine Seite Antrag, Entscheidung binnen zwei Wochen. Wird sie zum Genehmigungsverfahren mit eigener Vorlaufzeit, hat die Methode selbst Bürokratie erzeugt — der häufigste Vorwurf gegen sie, und er ist berechtigt, wenn die Prüfung schwerfällig gebaut wird.
Einordnung
Das staatliche Vorbild und seine Lücken
Die Bundesregierung wendet „One in, one out" seit 2015 an: Belastungen für die Wirtschaft aus neuen Regelungen sollen innerhalb der Legislaturperiode durch Entlastungen an anderer Stelle ausgeglichen werden, damit der laufende Erfüllungsaufwand nicht weiter steigt (Erläuterung des Nationalen Normenkontrollrats, Stand: August 2026).
Interessanter als das Prinzip sind die dokumentierten Schwächen — sie zeigen, worauf bei der internen Anwendung zu achten ist:
- Ausnahmen höhlen die Bilanz aus. Regelungen, die auf europäische Vorgaben zurückgehen, fallen zum Beispiel nicht unter die Regel. Wer intern zu viele Kategorien ausnimmt, bekommt dasselbe Ergebnis: eine positive Bilanz bei wachsendem Bestand.
- Saldierung verdeckt Struktur. Eine große Entlastung kann viele kleine Belastungen ausgleichen — für die Betroffenen der kleinen Belastungen ändert das nichts. Intern heißt das: Bestand und Zuwachs getrennt ausweisen, nicht nur saldiert.
- Der Bestand bleibt. Der Deckel begrenzt das Wachstum, er baut nichts ab. Für den Abbau braucht es Streichaktionen und Sunset-Klauseln.
Der letzte Punkt ist der wichtigste für die Erwartungssteuerung. Wer One in, one out einführt und nach einem Jahr feststellt, dass sich nichts verbessert hat, hat das Instrument richtig angewendet und falsch erwartet: Es verhindert die Verschlechterung.
Praxis
Typische Fehler
Die RACI-Tapete. Eine Matrix mit fünf Zuständigen pro Zeile dokumentiert die Abstimmungslast, statt sie zu senken. Faustregel: maximal ein A, höchstens zwei C, im Zweifel weniger Zeilen.
Der Tausch auf dem Papier. Eine neue Regel ersetzt eine bestehende, die ohnehin niemand mehr angewendet hat. Formal erfüllt, praktisch wirkungslos. Die Eingangsprüfung fragt deshalb nach der Anwendungshäufigkeit der ersetzten Regel.
Regeln werden gebündelt. Drei neue Vorgaben werden in ein Dokument geschrieben, um als eine Regel zu zählen. Die Prüfung zählt Pflichten, nicht Dokumente.
Die Eingangsprüfung wird zum Nadelöhr. Wenn die Prüfstelle sechs Wochen braucht, entstehen Umgehungswege — Regeln werden als „Empfehlung" oder „Handreichung" eingeführt und wirken trotzdem verbindlich. Kurze Fristen und eine schriftliche Begründungspflicht bei Ablehnung halten das System glaubwürdig.
Verankert wird beides im jährlichen Bürokratie-Check: Dort wird berichtet, wie viele Regeln neu hinzukamen, wie viele entfielen und wie sich der Bestand entwickelt hat. Ohne diese jährliche Sichtbarkeit verliert der Deckel nach zwei Jahren an Verbindlichkeit.
FAQ
Häufige Fragen
Was zählt bei One in, one out als Regel?
Alles, was für andere eine Handlungspflicht erzeugt: Richtlinien, Arbeitsanweisungen, Formularpflichten, zusätzliche Freigabestufen, Berichtspflichten, verbindliche Vorlagen. Nicht dazu zählen Hilfestellungen ohne Pflichtcharakter — Checklisten, Leitfäden, Schulungsunterlagen. Die Abgrenzung sollte einmal schriftlich festgehalten werden, sonst wird sie im Einzelfall verhandelt.
Was, wenn eine neue Regel wirklich nötig ist und nichts entfallen kann?
Dann wird sie eingeführt — mit Begründung und mit einem Ablaufdatum. Die Regel ist ein Deckel, kein Verbot. Wichtig ist nur, dass die Ausnahme dokumentiert wird und in der Jahresbilanz auftaucht. Häufen sich die Ausnahmen, ist das eine Information über die Organisation: Entweder ist der Bestand zu klein geworden, oder die Prüfung ist zu nachgiebig.
Wer sollte die Eingangsprüfung übernehmen?
Eine kleine, benannte Stelle mit Nähe zum Alltag — häufig die Organisationsentwicklung, das Qualitätsmanagement oder eine Stabsstelle mit klarem Auftrag. Entscheidend ist nicht die Verortung, sondern die Ausstattung: kurze Fristen, Entscheidungsbefugnis statt Empfehlungsrecht und die ausdrückliche Aufgabe, gegen den Bestand zu prüfen, nicht nur gegen die Form.
Funktioniert One in, one out auch in einem einzelnen Team?
Ja, und es ist einer der wenigen Beschlüsse, die sofort und ohne Vorbereitung wirken. Ein Team kann festlegen, dass jede neue Absprache, Liste oder Routine eine bestehende ersetzt. Die Wirkung ist begrenzt auf den eigenen Bereich, aber der Mechanismus ist derselbe — und er lässt sich später ohne Bruch auf die Organisation ausweiten.
Einzeln nutzbar
Ja – „One in, one out" ist sogar als Einzelregel ein starker Einstieg.
Hebel Reframe
Diese Methode gehört zur Phase Verankern. Sie braucht: Verschlanktes Gesamtsystem — und erzeugt: Prinzipien-Regelwerk + klare Rollen. So fügt sich ihr Ergebnis in den Gesamtzyklus.
Hebel in der Kette →Verwandte Themen