Vorlage · Automate · Den sauberen Prozess digitalisieren
Einmal-erfassen-Audit Checkliste
Vorlage · Version 2.1 · Stand 06.04.2025
Diese Seite zeigt den vollständigen Inhalt der Vorlage zur Methode Einmal-erfassen-Audit — ein Arbeitsdokument zum Ausfüllen mit eine Tabelle mit zusammen 10 Zeilen, 2 Eingabefelder und 3 Ankreuzpunkte. Doppelerfassungen eliminieren: jede Information wird genau einmal erfasst und mehrfach genutzt.
Das Wichtigste in Kürze
Wie ist die Vorlage „Einmal-erfassen-Audit Checkliste" aufgebaut und wie füllt man sie aus?
- Die Vorlage gehört zur Methode Einmal-erfassen-Audit und damit zum Hebel Automate (Den sauberen Prozess digitalisieren).
- Zweck: Doppelerfassungen eliminieren: jede Information wird genau einmal erfasst und mehrfach genutzt.
- Aufbau: eine Tabelle mit zusammen 10 Zeilen, 2 Eingabefelder und 3 Ankreuzpunkte.
- Aufwand: Audit 1 Tag je Prozess, Umsetzung variabel
- Fertig, wenn: Die identifizierten Doppelerfassungen sind beseitigt oder terminiert.
- Häufigster Fehler: Alles auf die eine große IT-Lösung vertagen → kleine Schnittstellen und der Wegfall von Feldern zählen auch.
- Der vollständige Inhalt steht weiter unten auf dieser Seite — es braucht keinen Download, um zu prüfen, ob die Vorlage passt.
Inhalt
Die Vorlage im Wortlaut
Alle Abschnitte, Felder und Tabellenspalten der Vorlage — identisch mit der PDF-Fassung.
Vorlage · Automate · Den sauberen Prozess digitalisieren
Einmal-erfassen-Audit Checkliste
S8-VL12 · Version 2.1 · Stand 06.04.2025
Spür Doppelerfassungen auf: Jede Information soll genau einmal erfasst und danach mehrfach genutzt werden. Markiere je Feld, wo dieselbe Information erneut eingetippt oder kopiert wird.
Geprüfter Prozess
Datum
| Information / Feld | Erfasst an Stelle(n) | Doppelt? (J/N) | Maßnahme | Zeit gespart |
|---|
Die Vorlage enthält 10 Zeilen zum Ausfüllen.
Maßnahme je Doppelerfassung: Schnittstelle · Self-Service-Portal · Feld ersatzlos streichen. Nach eingesparter Bearbeitungszeit priorisieren.
Maßnahmen-Typen
- Schnittstelle zwischen zwei Systemen schaffen
- Self-Service-Portal für die Datenquelle
- Überflüssiges Feld ganz entfernen
Fertig, wenn
Die identifizierten Doppelerfassungen sind beseitigt oder terminiert.
Stolperstein
Alles auf die eine große IT-Lösung vertagen → kleine Schnittstellen und der Wegfall von Feldern zählen auch.
Anwendung
So wird die Vorlage ausgefüllt
Der Ablauf der Methode in der Reihenfolge, in der die Felder gebraucht werden.
- Für einen Prozess alle Stellen markieren, an denen dieselbe Information erneut eingetippt, kopiert oder abgetippt wird.
- Je Doppelerfassung entscheiden: Schnittstelle, Self-Service-Portal oder Wegfall des Feldes.
- Umsetzung priorisieren nach eingesparter Bearbeitungszeit; wo sinnvoll regel-/KI-gestützt.
Der Zeitbedarf liegt bei Audit 1 Tag je Prozess, Umsetzung variabel. Die Methode lässt sich einzeln anwenden — es braucht kein organisationsweites Mandat und keine Vorarbeit aus anderen Hebeln.
Fertig ist die Vorlage, wenn: Die identifizierten Doppelerfassungen sind beseitigt oder terminiert.
Der häufigste Fehler: Alles auf die eine große IT-Lösung vertagen → kleine Schnittstellen und der Wegfall von Feldern zählen auch.
Zur Größenordnung: Ein Audit findet dieselbe Kundenadresse an fünf Stellen erneut erfasst – zwei Felder entfallen, drei werden per Schnittstelle gefüllt.
Gegenstand ist ausschließlich die intern gemachte Bürokratie. Gesetzliche und regulatorische Pflichten werden nicht gestrichen, sondern höchstens einfacher umgesetzt — die Grenze dazu zieht die Seite Bürokratie vs. Compliance.
Gestaltung
Warum die Vorlage so aussieht
Die Entscheidungen im Aufbau, die den Unterschied machen — und was bewusst fehlt.
Die Checkliste ist nach Information aufgebaut, nicht nach System. Das ist der Unterschied zu einer klassischen Schnittstellenanalyse und der Grund, warum das Audit auch ohne IT-Beteiligung funktioniert: Man verfolgt eine Kundenadresse oder eine Stückzahl durch den Prozess und zählt, wie oft sie neu eingetippt wird. Wer stattdessen bei den Systemen beginnt, landet unweigerlich in einer Architekturdiskussion.
Die drei Maßnahmen-Typen sind nach Aufwand sortiert — und der billigste steht bewusst zuletzt in der Liste, aber zuerst in der Prüfung: „Überflüssiges Feld ganz entfernen". Eine Doppelerfassung, die niemand mehr braucht, verlangt keine Schnittstelle. Diese Reihenfolge zu übergehen ist der teuerste Fehler in diesem Hebel.
Die Spalte „Zeit gespart" dient der Priorisierung, nicht der Rechtfertigung. Sie sorgt dafür, dass die aufwendige Schnittstelle dort gebaut wird, wo sie sich rechnet — und nicht dort, wo sie technisch am interessantesten ist.
Zusammenhang
Wo die Vorlage im Ablauf steht
Was vorher vorliegen sollte und was mit dem Ergebnis geschieht.
Die Vorlage gehört zum Hebel Automate — Unvermeidbare Routine digitalisieren und wiederholbar machen. Der Hebel braucht als Input Delegierte Soll-Prozesse und erzeugt Medienbruchfreie, automatisierte Abläufe. Damit ist auch gesagt, wann diese Vorlage zu früh kommt: solange der Input fehlt.
Für die Methode selbst gilt: Sie braucht Automatisierte Abläufe und liefert Integrierte Systeme, keine Doppelerfassung. Die ausführliche Anleitung mit Steckbrief, Stolpersteinen und Diagrammen steht auf der Methodenseite Einmal-erfassen-Audit; die Einordnung des Hebels in die Kette der acht zeigt Die 8 Hebel.
Alle sechzehn Vorlagen im Überblick — sortiert nach Hebel und mit demselben Aufbau — stehen unter Vorlagen im Überblick.
FAQ
Häufige Fragen
Wofür wird die Vorlage „Einmal-erfassen-Audit Checkliste" verwendet?
Sie ist das Arbeitsdokument zur Methode Einmal-erfassen-Audit: Doppelerfassungen eliminieren: jede Information wird genau einmal erfasst und mehrfach genutzt. Sie ist fertig ausgefüllt, wenn die identifizierten Doppelerfassungen sind beseitigt oder terminiert.
Wie lange dauert das Ausfüllen?
Der Aufwand für die Methode insgesamt liegt bei Audit 1 Tag je Prozess, Umsetzung variabel. Das Ausfüllen selbst ist der kleinere Teil — der Aufwand steckt in der Abstimmung, nicht im Dokument.
Lässt sich die Vorlage an die eigene Organisation anpassen?
Ja, und das ist ausdrücklich vorgesehen — Spalten, Felder und Kriterien sind Vorschläge, keine Vorschrift. Für die private und nicht-kommerzielle Nutzung gilt die Lizenz: frei nutzbar und veränderbar bei sichtbarer Namensnennung („STANDARD-8" mit Verweis auf standard-8.de). Kommerzielle Nutzung erfordert eine Anfrage an standard8@jakob-sommer.de.
Braucht es die Vorlage überhaupt, um anzufangen?
Nein. Der vollständige Inhalt steht auf dieser Seite; ein Blatt Papier oder eine leere Tabelle tut es genauso. Die Vorlage nimmt nur die Formatierungsarbeit ab und sorgt dafür, dass in mehreren Bereichen dieselben Spalten erhoben werden — das ist der eigentliche Nutzen, sobald mehr als ein Team mitmacht.
Verwandte Themen